为了提高公司内部沟通效率，规范邮件管理流程，特制定本《公司内部邮件处理制度模板》。本制度适用于全体员工在日常工作中涉及的所有内部邮件往来。
一、邮件发送规范
1. 主题明确：邮件主题应简洁明了，能够准确反映邮件的核心内容。
2. 格式统一：邮件正文需使用正式的语言表达，避免使用非正式或口语化的词汇。
3. 附件说明：若邮件附带文件，请在正文中注明附件名称及用途，便于收件人快速了解。
4. 抄送范围：合理确定抄送人员名单，确保信息传达至相关责任人，同时避免不必要的干扰。
二、邮件接收与回复
1. 及时查看：员工需每日定时检查邮箱，确保重要信息不被遗漏。
2. 规范回复：收到邮件后应及时给予反馈，对于紧急事项应在2小时内作出初步回应。
3. 内容确认：在回复前仔细阅读原邮件内容，确保理解无误后再进行回复。
三、保密原则
1. 敏感信息：涉及公司机密或个人隐私的信息不得通过电子邮件形式传播。
2. 数据安全：妥善保管登录密码，定期更换以保障账户安全。
四、违规处理
违反上述规定者将视情节轻重予以警告、记过等处分，并可能影响年度绩效考核结果。
五、附则
本制度自发布之日起施行，最终解释权归人力资源部所有。如遇特殊情况需要调整相关规定，由总经理办公会议决定。
希望各位同事能够严格遵守以上制度，共同营造一个高效有序的工作环境。
