为规范公司内部协同办公OA系统的使用，提升工作效率，保障信息安全，促进各部门之间的高效协作，特制定本《协同办公OA系统使用管理规定》。本规定适用于公司全体员工，涵盖系统登录、权限管理、信息处理、流程审批、数据安全等方面。

一、系统使用原则

1. 合规性原则：所有员工在使用OA系统时，必须遵守国家相关法律法规及公司内部规章制度。

2. 保密性原则：涉及公司机密、客户资料、财务数据等敏感信息的处理，应严格遵循信息保密要求。

3. 责任明确原则：系统操作需实名制，确保每项操作可追溯，责任到人。

4. 高效性原则：充分利用OA系统功能，优化工作流程，提高办公效率。

二、账号与权限管理

1. 所有员工须通过公司统一身份认证系统进行登录，不得共用或借用他人账号。

2. 各部门负责人负责本部门人员的系统权限分配，权限设置应根据岗位职责合理配置。

3. 禁止擅自修改或越权访问他人数据，违反者将依据公司相关规定追究责任。

三、信息发布与审批流程

1. 所有公文、通知、公告等信息发布前，须经相关责任人审核确认后方可上传至OA系统。

2. 跨部门协作事项应通过系统流程发起，确保审批过程公开透明，避免信息遗漏。

3. 审批流程应严格按照设定的节点执行，严禁跳过审批环节或私自更改流程。

四、数据安全与备份

1. OA系统中的各类数据应定期备份，确保在系统故障或异常情况下能够快速恢复。

2. 员工应妥善保管个人账号和密码，禁止泄露给他人使用。

3. 系统管理员应定期检查系统运行状态，及时发现并处理安全隐患。

五、培训与考核

1. 公司定期组织OA系统使用培训，提升员工对系统的理解与操作能力。

2. 将OA系统使用情况纳入员工绩效考核内容，鼓励员工积极使用系统完成日常事务。

3. 对于不熟悉系统操作或违规使用的行为，将视情节轻重给予警告、通报批评或处罚。

六、附则

1. 本规定由公司信息化管理部门负责解释和修订。

2. 本规定自发布之日起施行，原有相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。

通过本规定的实施，旨在构建一个高效、安全、规范的协同办公环境，助力公司实现数字化转型与管理升级。希望全体员工积极配合，共同维护OA系统的正常运行与信息安全。